Способ хранения информации в одной таблице

Иллюстрация 1.1. Способ хранения информации в одной таблице

Как видно из таблицы, сведения об организациях (их названия, адреса и телефоны) повторяются в разных строчках таблицы.. Чтобы избежать дублирования данных, рекомендуется создать две таблицы и затем связать их. В первую таблицу включить сведения об организации — и это будет главная таблица. Во вторую (подчиненную) будут внесены участники семинара и их должности, а вместо полной информации о месте работы — код организации, равный порядковому номеру организации в первой таблице (см. третий столбец на рис. 1.2). Далее устанавливаем связь между таблицами по полю "Код организации". В результате главная таблица принимает вид, показанный на рис. 1.3, где реквизиты каждой организации записаны один раз и (под строкой организации) можно раскрыть список всех сотрудников данной организации, посетивших семинар (о работе с таблицами см. также гл. 2).

Если вы правильно определили поля таблиц, то связи между ними Access установит сама. Для этого нужно, чтобы поля в связанных таблицах, содержащие совпадающие данные (например, "Код организации" на рис. 1.2), имели одинаковое наименование и согласующиеся типы данных.

Вы можете просматривать, изменять и удалять данные прямо в таблицах. Однако часто удобнее использовать для этого специально созданные экранные формы, которые могут иметь как табличный вид, когда в форме таблицы отображается сразу несколько записей, так и показывать только одну запись в виде некоторого бланка. В формах можно отображать информацию сразу из нескольких таблиц. В этом случае в основе формы будет не таблица, а запрос. Запрос позволяет объединять данные из нескольких связанных таблиц, выполнять вычисления над данными из других столбцов таблицы, добавлять, изменять и удалять записи в таблицах. При этом в большинстве случаев вам не нужно изучать язык Access SQL, т. к. вы всегда можете посмотреть тот запрос, который сформирует для вас Access в результате интерактивного процесса конструирования.