Подготовка составных отчетов

Одной из важнейших функций, которые обычно предоставляют настольные СУБД, является возможность создания различных отчетов — документов, содержащих дан--ные из таблиц базы данных. Отличительной особенностью Microsoft Access является наличие очень мощного генератора отчетов, который позволяет создавать отчеты высокого качества. Наличие мастеров, генерирующих автоматически или при помощи диалога с пользователем самые разнообразные отчеты, значительно облегчает трудоемкий процесс их создания. В гл. 6 мы уже рассматривали основные вопросы, касающиеся создания отчетов в Access. В этой главе мы поговорим о них более подробно, ориентируясь на профессиональное использование средств Access 2002. В частности, покажем, как с помощью Мастера отчетов или в режиме Конструктора создавать достаточно сложные по структуре отчеты, включающие подчиненные отчеты или имеющие несколько уровней группировки записей. А также обсудим здесь многие другие вопросы о работе с отчетами, не вошедшие в гл. 6. Мы не будем затрагивать здесь тему программирования на VBA или использования макросов при создании отчетов, оставив ее для рассмотрения в последующих главах (гл. 11 и 13), и покажем, как много можно сделать, -применяя только интерактивные средства, предоставляемые Access. В качестве примеров будут использованы уже готовые отчеты, которые содержатся в учебной базе данных "Борей" (Northwind), или отчеты, созданные на основе таблиц этой базы данных.

Microsoft Access 2000 и 2002 имеют существенные отличия и преимущества по сравнению с другими наиболее известными СУБД: это главная черта продуктов Microsoft — удобство использования и одновременно мощность продукта — в сочетании с возможностью построения комплексных решений на базе современных технологий, а именно: интеграция баз данных с SQL Server, с другими приложениями Office и публикация интерактивных данных в Web. В Access 2002 средства публикации в Web значительно расширились. Это касается и отчетов: теперь они могут быть преобразованы в формат XML и в интерактивные страницы доступа к данным. Однако это отдельная тема, которая освещена в гл. 12.

В настоящей главе рассмотрены следующие вопросы:

• Создание отчетов, включающих подчиненные отчеты
  
• Создание отчетов на базе перекрестных запросов
  
• Печать отчета в несколько колонок — в стиле газетных полос
  
• Способы сортировки и группировки записей в отчете
  
• Вычисления в отчетах
  
• Фильтрация данных в отчете