Определение условий сортировки и группировки

Теперь определим структуру отчета, задавая условия группировки и сортировки записей. Эти условия задаются в диалоговом окне Сортировка и группировка (Sorting and Grouping), которое появляется при нажатии кнопки с таким же названием на панели инструментов.

Чтобы создать группу, нужно задать поле отчета, по которому будут группироваться записи, и установить значения свойств Заголовок группы (Group Header) и Примечание группы (Group Footer) равными Да (Yes). Первый уровень группировки в нашем примере будет определяться полем "Название Клиента" (Company-Name). Выберите это поле из раскрывающегося списка в первой строке окна Сортировка и группировка (Sorting and Grouping). Поле справа в этой строке, определяющее порядок сортировки, будет по умолчанию иметь значение По возрастанию

(Ascending). Установите значения свойств Заголовок группы (Group Header) и Примечание группы (Group Footer) в Да (Yes). После этого в области выделения первой строки (в окне) появится символ группировки, а в отчете будут отображены два раздела: Заголовок группы 'Название' (CompanyName Header) и Примечание группы 'Название' (CompanyName Footer).

Второй уровень группировки будет организован по полю "КодЗаказа" (OrderlD). Заполните аналогичным образом его свойства в окне Сортировка и группировка (Sorting and Grouping).

Кроме того, что мы задали два уровня группировки для нашего отчета, можно еще определить порядок сортировки в пределах самой внутренней группы. В третьей строке окна Сортировка и группировка (Sorting and Grouping) выберите поле "Марка" (ProductName), чтобы отсортировать товары в заказе по алфавиту. После этого отчет примет вид, показанный на рис. 10.19.

Уровень группировки по полю "КодЗаказа" оказался вложенным. И таких уровней вложенности в Access 2002 может быть до 10.

Для каждой группы, кроме свойств Заголовок группы (Group Header) и Примечание группы (Group Footer), которые позволяют вставлять в отчет дополнительные разделы, можно задать еще три свойства: Группировка (Group On), Интервал (Group Interval) и Не разрывать (Keep Together).

Свойства Группировка (Group On) и Интервал (Group Interval) связаны между собой и в совокупности определяют, каким образом мы хотим группировать данные. Значения, которые может принимать свойство Группировка (Group On), зависят от типа данных группирующего поля. Обычно данные группируются по каждому значению поля, т. е. каждому значению поля должна соответствовать отдельная группа. Тогда свойство Группировка (Group On) должно иметь значение По полному значению (Each Value), а значение свойства Интервал (Group Interval) должно быть равным 1. В нашем примере для поля "Название" установите эти свойства именно так.

При группировке по полю с текстовым содержимым допускается начинать новую группу всякий раз, когда изменится первый или несколько первых символов значения поля. В этом случае свойство Группировка (Group On) должно иметь значение По первым знакам (Prefix Characters), а свойство Интервал (Group Interval) будет определять, сколько первых символен должно использоваться для образования новой группы. Если это значение равно 1, то для каждой буквы алфавита будет создана Сдельная группа — это позволяет создавать отчеты типа Предметного указателя в книгах. Примером такого отчета является отчет "Список товаров" (Alphabetical List of Products) в базе данных "Борей" (Northwind).